Zapytania cenowe (zamówienia pozaustawowe)

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA

OFERTY CENOWEJ

(postępowanie pozaustawowe, prowadzone w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U.2019 poz.2019 ze zm).

CPV 30190000-7 różny sprzęt i artykuły biurowe

 

Zadanie:

Dostawa artykułów i sprzętu biurowego do Urzędu Gminy Kuryłówka w okresie czteroletnim (luty 2021-styczeń 2025).

 

1. Zakres:

Dostawa do Urzędu Gminy Kuryłówka artykułów zgodnie ze złożonym zapotrzebowaniem każdorazowo w terminie do 2 dni roboczych od dnia zamówienia przez Zamawiającego.

1.2. Ceny podane w ofercie będą obowiązywać do 31.12.2021.

1.3. Zmiana poszczególnych cen na warunkach podanych w zaproszeniu i w umowie.

 

2. Wymagania:

2.1. Okres związania ofertą – wymagane 30 dni od dnia składania ofert

2.2. Wykonanie dostawy wykonać na bazie przedstawionych i opisanych warunków w oparciu o wykaz szczegółowy.

2.3. Miejscem dostawy jest siedziba Zamawiającego (sekretariat) z doniesieniem produktów na miejsce.

2.4. Dostawa minimum 1 raz w tygodniu w dniu ustalonym z Zamawiającym przy czym zapotrzebowanie może być zebrane odpowiednio wcześniej (e-mail, telefon, osobiście podczas innej trasy).

2.5. Fakturowanie raz w miesiącu.

2.6. Należy w cenie ryczałtowej danego produktu ująć wszelkie niezbędne zdaniem Wykonawcy działania w celu jego dostarczenia.

2.7. Doświadczenie w zakresie wykonania dostaw artykułów w podobnym zakresie. Należy wykazać co najmniej dwie dostawy artykułów biurowych przy czym przynajmniej jedna musi być jako dostawa ciągła przez okres min. 1 roku. Minimalna kwota umowy (rocznej) lub jednego zlecenia 6.000,00 zł.

 

3. Dokumenty jakie Wykonawcy składają wraz z ofertą cenową:

3.1. Druki wg załączonego wzoru

3.2. Dokumenty potwierdzające warunek pkt. 2.7.

 

4. Terminy i sposób komunikacji

4.1. Termin ostateczny składania ofert upływa dnia: 15.01.2021 godz. 11.00

4.2. Oferty można składać: tylko pocztą e-mail (jako skany kolorowe podpisanych i opieczętowanych dokumentów) i przesyłać tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl

4.3. Zapytania należy składać drogą elektroniczną tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl i tylko w formie edytowalnej podpisanej przez Wykonawcę. Należy powołać się na znak niniejszego postępowania. Ewentualne wyjaśnienia zostaną opublikowane na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka pod niniejszym ogłoszeniem: www.kurylowka.biuletyn.net..…

4.4. Kontakt:

Wojciech Sydoń – Inwestycje i Zamówienia publiczne

Tel: (17) 243 80 10 wewn. 131

inwestycje@kurylowka.pl

4.5. Nie przewiduje się korespondencji drogą pocztową.

4.6. Przesyłanie informacji, zapytań oraz ofert na inny adres może się wiązać z nie zachowaniem terminów postępowania oraz brakiem odpowiedzi jak również z nie rozpatrywaniem oferty i jej oceny.

4.7. Sposób przesyłania dokumentów może być odmienny od wskazanego w ust. 4.2 t.j, wypełnione na komputerze formularze, skonwertowane do *PDF i podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem (bez skanowania).

 

5. Rozpatrywanie i ocena ofert.

5.1. Postępowanie może odbywać się w sposób jednoetapowy lub dwuetapowy.

5.2. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena przy zachowaniu warunków minimalnych zawartych w zapytaniu.

5.3. W przypadku ofert podobnych i o niewielkich różnicach również w warunkach, Zamawiający może przystąpić do II etapu, negocjując warunki z wybranymi Wykonawcami.

Do negocjacji ostatecznych (II etap) Zamawiający może wybrać oferentów, których oferty uzna za najkorzystniejsze ze względów cenowych żądając dodatkowych dokumentów i ustalając ostateczne warunki.

5.4. W obu wypadkach prowadzenia postępowania opisanych w ust. 5.1. przed podpisaniem umowy Zamawiający może prowadzić negocjacje, w których ustali ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zadania, ostateczne warunki jego wykonania i ostateczną kwotę.

5.5. Negocjacje będą się odbywać pocztą elektroniczną oraz telefonicznie.

 

6. Umowa i zakończenie postępowania.

6.1. Ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zostanie ustalony w negocjacjach.

6.2. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wymagane dokumenty, których Zamawiający zażąda w negocjacjach.

6.3. Umowa zostanie zawarta na piśmie lub elektronicznie zgodnie z uzgodnieniami stron.

6.4. Zestawienie Wykonawców, którzy złożyli oferty (bez podawania cen ze względu na możliwość negocjacji) oraz ostateczne wyniki postępowania zostaną ogłoszone pod niniejszym ogłoszeniem na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka. Zestawienie ze względów na możliwość negocjacji nie będzie obejmować cen złożonych ofert.

6.5. Zamawiający może potraktować złożone oferty jako analizę rynku i nie podpisywać umowy lub podpisać umowę w terminie późniejszym negocjując aktualną cenę z wybranym na tym etapie wykonawcą.

Prowadzone postępowanie nie rodzi więc skutków prawnych i zobowiązań Zamawiającego.

 

7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

7.1. W celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego  [Dostawa artykułów i sprzętu biurowego do Urzędu Gminy Kuryłówka w okresie czteroletnim (luty 2021-styczeń 2025).] – znak sprawy: [IN. 2601.2.2021.E],prowadzonego w trybie zapytania cenowego, przetwarzane będą dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO; 

7.2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Wójt Gminy Kuryłówka

Kuryłówka 527  37-303 Kuryłówka 527

Tel.: 017 2438010

Faks: 017 2438010

e-mail: sekretariat@kurylowka.pl.

7.3. Inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Kuryłówka jest Pani Agnieszka Kuczek, kontakt: (17) 243 80 10; rada@kurylowka.pl

7.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawne;

7.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach oraz warunkach związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z tych przepisów i warunków

7.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7.8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z warunkami
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7.9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7.10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 [dokumenty postępowania]

ZŁOŻONO DWIE OFERTY:
of. 1. FHU KALLA Jakub Trześniowski
35-210 Rzeszów
Warszawska 67B
of. 2. Hurt Papier Ryszard Cebula
35-032 Rzeszów
Podkarpacka 57B
Trwa analiza i ocena. O wynikach zamawiający powiadomi poniżej.

WYNIKI

Ostatecznie dokonano wyboru oferty nr 1. Do porównania brano pod uwagę w szczególności papier, koperty i segregatory ze względu na ilości zużywane przez zamawiającego, stanowiące podstawę cenową zamówienia.