Zapytania cenowe (zamówienia pozaustawowe)

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA

OFERTY CENOWEJ

postępowanie pozaustawowe, prowadzone w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (t.j.Dz.U.2023 poz.1605
ze zm), zwanej dalej w treści „ustawą Prawo zamówień publicznych” lub „pzp”.

CPV 71220000-6 usługi projektowania architektonicznego

Zadanie:

wykonanie projektu budowlano – wykonawczego przebudowy WDK w Kolonii Polskiej wraz z pozwoleniem na budowę oraz innymi dokumentami niezbędnymi do kompleksowego wykonania zadania wstępnych PFU dla montażu paneli fotowoltaicznych w kilku lokalizacjach.

1. Zakres:

1.1. Zadanie obejmuje dwa podstawowe zakresy wykonania zgodnie z wymaganiami formalno – prawnymi i przygotowaniem odpowiednich dokumentów.

1.2. Procedury i dokumenty w zakresie uzyskania pozwolenia na budowę na przebudowę WDK w Kolonii Polskiej.

1.2.1. Projekt budowlano wykonawczy (architektoniczno – budowlany oraz techniczny) wraz z dokumentami niezbędnymi do ogłoszenia postępowania
o udzielenie zamówienia (kosztorys inwestorski; przedmiar; sst;) oraz uzyskanie decyzji pozwolenia na budowę, innych opinii, uzgodnień i poświadczeń dla wykonania zadania planowanego przez Gminę Kuryłówka.

1.2.2. Uzyskanie wszystkich uzgodnień oraz wymaganych dodatkowych decyzji niezbędnych do właściwego wykonania dokumentacji oraz uzyskania pozwolenia na budowę dla zadania planowanego do wykonania.

1.2.3. Przeprowadzanie niezbędnych konsultacji z Zamawiającym w celu zatwierdzenia koncepcji a następnie wykonanie zadania.

1.3. Wykonanie ogólnych PFU bez zgłoszeń do Starostwa Powiatowego, a jedynie ogólnych opisów lokalizacji, uzgodnień PGE oraz robót towarzyszących niezbędnych do wykonania zadań oraz szacowanie jego kosztów.

1.3.1. Wskazanie niezbędnej lokalizacji i podłączenia do obiektu z wyliczeniem
i podaniem ogólnej mocy

1.3.2. Obliczenie szacowanych kosztów wykonania a w szczególności podłączeń wskazanych w odległości do obiektów

1.3.3. Inne dokumenty i opisy jeśli okażą się niezbędne do przeprowadzenia postępowania na zasadzie „zaprojektuj i wybuduj” dla sekcji paneli fotowoltaicznych dla różnych obiektów

1.4. Wszelkie dokumenty dla obu zadań przekazane również w wersji elektronicznej na sposób: Dokumenty tekstowe w wersji edytowalnej (*.rtf; *.doc) oraz łącznie
z opiniami i uzgodnieniami w formie oryginalnej z pieczęciami (*.pdf) – całość opracowania. Rysunki w formatach oryginalnych (*.pdf – z podpisami, skalowane) oraz w wersji (*.tif lub *.jpg.) Kosztorysy i przedmiary robót w  wersji oryginalnej
z pieczęciami (*.pdf) oraz wersjach możliwych do zaimportowania do programu Zuzia (*.xmi; *.kst; *.ath, *.prd; *.rds; *.gm; *.gtm). Nie trzeba wykonywać eksportu jeśli kosztorys wykonywany w Zuzi’ w wersji 12 lecz przekazać plik oryginalny. Całość „zgrana” na jeden CD lub DVD.

1.5. Wykonanie koncepcji wizualizacji finalnego rozwiązania dla pierwszego zadania.

1.6. Wykonawca dostosuje wymagania swojego programu i koncepcji do aktualnych norm i przepisów, jednocześnie bez wskazać konkretnych nazw i producentów.

1.6. Szczegółowe warunki wykonania zadania oraz wymagania zawarte są
w Założeniach ogólnych (program funkcjonalno – użytkowy) - załącznik
do zaproszenia

2. Wymagania i warunki ogólne:

2.1. Wykonanie zadania na bazie przedstawionych i opisanych warunków i załączonych dokumentów. W przypadku rozbieżności ze względu na wymagania techniczne
lub prawne, jednoznaczna zgoda Zamawiającego w tym zakresie ma potwierdzać zmiany. Wykonanie dotyczy obu zadań równolegle.

2.2. Należy w cenie ryczałtowej ująć wszelkie niezbędne zdaniem Wykonawcy czynności i prace w celu wykonania i zakończenia każdego zadania oraz oddaniu do użytkowania bez problemów natury technicznej.

2.3. Postanowienia prawne:

2.3.1. Nadzór autorski nad opracowanymi projektami – mieści się w cenie całkowitej oferty i trwa bezterminowo, z zastrzeżeniem zapisów zawartych w warunkach
i umowie.

2.3.2. Przeniesienie na rzecz Zamawiającego wszelkich uprawnień wynikających
z tytułu praw autorskich oraz pokrewnych w pełnym zakresie z zastrzeżeniem, iż pomimo ich przekazania odpowiedzialność Projektanta w tym zakresie nie wygasa choć Zamawiający może pewne czynności bez jego dodatkowej zgody przekazać komuś innemu.

2.3.3. Wyrażenie zgody na wykorzystanie dokumentacji projektowej w całości
w szczególności do celów opisu przedmiotu zamówienia i udostępnienia jej w formie elektronicznej oraz papierowej, dokonanie na niej dowolnych zmian w zakresie prowadzonego zadania w zakresie odpowiadającym przepisom.

2.4. Projektant uzyska od Zamawiającego pełnomocnictwo celem dokonania wszystkich czynności i pełnego zakresu opracowania wobec urzędów i instytucji ponosząc przy tym niezbędne koszty opłat za wszystkie niezbędne do wykonania umowy materiały

2.5. Okres związania ofertą – wymagane 30 dni od dnia składania ofert

2.6. Zabezpieczenie wykonania umowy – złożone w dniu podpisania umowy
w wysokości 10% ceny oferty w zaokrągleniu do „pełnych” 100 zł. w „górę”. Zabezpieczenie może być wniesione tylko i wyłącznie: w pieniądzu, gwarancjach bankowych i ubezpieczeniowych.

Zabezpieczenie będzie utrzymywane w całości aż do 30 dnia po odbiorze dokumentów ujętych w postępowaniu i zakończeniu umowy, w tym ostatecznej decyzji pozwolenia na budowę dla pierwszego zadania.

W przypadku dokumentu gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych wymagania podstawowe:

-termin ważności – 30 dni po upływie odbioru dokumentacji.

- w tytule lub opisie – …zabezpieczenie z tytułu nie należytego wykonania umowy …

- zapisy wymagane - płatne nieodwołalnie, bezwarunkowo na pierwsze żądanie zamawiającego

- służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy

-Warunki dla Beneficjenta (Gminy) – żądanie podpisane przez Wójta Gminy (bez dodatkowych dokumentów potwierdzających) lub osobę upoważnioną
(z pełnomocnictwem udzielonym przez Wójta)

- żądanie zapłaty przez poręczyciela bezpośrednie bez pośrednictwa banku beneficjenta

- możliwość wystąpień do gwaranta w formie elektronicznej

2.7. Okres gwarancji i rękojmi – min. 2 lata (24 miesiące) od przekazania dokumentów i podpisania odbioru końcowego.

2.8. Sugerowany przez Zamawiającego termin zakończenia umowy – jest lub może być rozbieżny do obecnie proponowanego (może być tylko krótszy) - do uzgodnienia ostatecznego przed podpisaniem umowy. Terminy:

1) wstępna koncepcja przebudowy – 14 dni po podpisaniu umowy

2) koncepcja ostateczna do uzgodnienia - 14 dni po zatwierdzeniu koncepcji wstępnej

3) przygotowanie i złożenie wniosku do decyzji lokalizacji inwestycji celu publicznego wraz z uzgodnieniem koncepcji ostatecznej

4) przekazanie wstępnych założeń, lokalizacji i szacowanych kosztów dla zadania drugiego (paneli PV) – 10.01.2024

5) złożenie kompletnego wniosku z projektem do Starostwa Powiatowego – do 29.02.2023

5) przekazanie pozostałych dokumentów dla zadania pierwszego (sst; kosztorysów i przedmiarów, projektu technicznego (wykonawczego wraz z oświadczeniami projektantów, dokumentacji w formie elektronicznej) – do 22.03.2024

2.9. Fakturowanie – może być dwufazowo - po wykonaniu prac i odbiorze decyzji pozwolenia na budowę przez Zamawiającego w wysokości 50%. Po uzyskaniu ostateczności pozwolenia oraz przekazaniu pozostałych dokumentów zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej – pozostałe 50%. Alternatywnie po spełnieniu wszystkich warunków jednorazowo po zakończeniu umowy – 100%. Warunki opisano w założeniach ogólnych i strony uzgodnią ostatecznie w umowie.

2.10. W ramach oferowanej ceny w ofercie Wykonawca zobowiązuje się również do potwierdzenie przypadków nie istotnego odstąpienia od projektu budowlanego przez Inwestora (nieodpłatnego w przypadku braku potrzeby wykonania dodatkowych prac projektowych przez Projektanta i jeśli nie uniemożliwią właściwego funkcjonowania całości zadania).

2.11. Z chwilą podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego na Zamawiającego przechodzą autorskie prawa majątkowe oraz prawo zezwalania na wykonywanie autorskich praw zależnych do dokumentacji projektowo-kosztorysowej objętej niniejszym zamówieniem, w odniesieniu do wszystkich pól eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. „O prawie autorskim i prawach pokrewnych”, (t.j. Dz.U.2022 poz. 2509 ze zm.) bez obowiązku zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.

2.12. Wymagania dotyczące doświadczenia. Wykazanie co najmniej 1 usługi
o podobnym charakterze i warunkach wykonania (przy projektowaniu obiektu kubaturowego o podobnej wielkości) – dokument zawierający nazwę inwestora
i zakres wykonywanych robót oraz termin z zaznaczeniem, iż roboty zostały wykonane należycie (np. referencje, poświadczenia i.t.p.). Doświadczenie musi wykazać dowolny projektant biorący udział przy wykonaniu dokumentacji i wskazany w oświadczeniu wykonawcy lub może dotyczyć firmy, która składa ofertę.

3. Dokumenty jakie Wykonawcy składają wraz z ofertą cenową:

3.1. formularz ofertowy (zał. 1)

3.2. oświadczenia oferenta (zał. 2)

3.3. cena oferty (zał. 3)

3.4. dokumenty wskazujące spełnienie warunków 2.12 (zał. 4)

Wymaganie dotyczy Wykonawcy lub Projektanta.

3.5. Dokumenty osoby Głównego Projektanta (uprawnienia oraz przynależność do Izby Zawodowej zostaną przedstawione przez wybranego ostatecznie Wykonawcę przed podpisaniem umowy – lecz mogą być przesłane wraz z ofertą i nie muszą być podpisane)

3.6. W przypadku kiedy Główny Projektant nie jest pracownikiem Wykonawcy należy przedstawić jego oświadczenie, iż podejmuje się wykonania zadania na warunkach określonych w zapytaniu. Oświadczenie podpisane przez niego w oryginale zostanie przekazane Wykonawcy wraz z dokumentami ust. 3.5 i potwierdzone za zgodność przez wykonawcę. (zał. 5)

3.7. Oświadczenie o formie podpisania umowy (zał. 6)

4. Terminy i sposób komunikacji

4.1. Termin ostateczny składania ofert upływa dnia: 30.10.2023 godz. 11.00

4.2. Oferty można składać: tylko pocztą e-mail (jako skany kolorowe podpisanych
i opieczętowanych dokumentów) i przesyłać tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl

4.3. Zapytania należy składać drogą elektroniczną tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl i tylko w formie edytowalnej podpisanej przez Wykonawcę. Należy powołać się na znak niniejszego postępowania. Ewentualne wyjaśnienia zostaną opublikowane na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka pod niniejszym ogłoszeniem: www.kurylowka.biuletyn.net..…

4.4. Kontakt:

Wojciech Sydoń – Inwestycje i Zamówienia publiczne

Tel: (17) 243 80 10 wewn. 131

inwestycje@kurylowka.pl

4.5. Nie przewiduje się korespondencji drogą pocztową.

4.6. Przesyłanie informacji, zapytań oraz ofert na inny adres może się wiązać
z brakiem zachowania terminów postępowania oraz brakiem odpowiedzi oraz również z brakiem możliwości rozpatrywania oferty i jej oceny.

4.7. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami przez stronę BiP Urzędu lub bezpośrednio przez e-mail, w zależności od potrzeb. Wykonawca w przypadku takiej korespondencji zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego potwierdzenia otrzymania wiadomości od Zamawiającego bez dodatkowego przypomnienia podając osobę odbierającą oraz czego wiadomość dotyczy. Jeżeli Wykonawca nie potwierdzi otrzymania wiadomości – wiadomość uważa się
za dostarczoną jeśli została wysłana na adres poczty elektronicznej Wykonawcy,
a urządzenie nie wskazało błędu (brak wskazania nie doręczenia). Uważa się również, iż w tym dniu Wykonawca zapoznał się z informacją.

5. Rozpatrywanie i ocena ofert.

5.1. Postępowanie może odbywać się w sposób jednoetapowy lub dwuetapowy.

5.2. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena przy zachowaniu warunków minimalnych zawartych w zapytaniu.

5.3. W przypadku ofert podobnych i o niewielkich różnicach również w samych warunkach, Zamawiający może przystąpić do II etapu, negocjując warunki
z wybranymi Wykonawcami.

Do negocjacji ostatecznych (II etap) Zamawiający może wybrać oferentów, których oferty uzna za najkorzystniejsze ze względów cenowych żądając dodatkowych dokumentów i ustalając ostateczne warunki.

5.4. W obu wypadkach prowadzenia postępowania opisanych w ust. 5.1. przed podpisaniem umowy Zamawiający może prowadzić negocjacje, w których ustali ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zadania, ostateczne warunki jego wykonania i ostateczną kwotę.

5.5. Negocjacje będą się odbywać pocztą elektroniczną oraz telefonicznie a ich ostateczne ustalenia zostaną ujęte w podpisanej umowie.

5.6. W przypadku braku ostatecznych ustaleń przez strony i nie uzgodnieniu ostatecznych warunków podpisania umowy lub rezygnacji z podpisania umowy przez wykonawcę, zamawiający ustala do negocjacji kolejnego wykonawcę realizując warunki negocjacji.

5.7. Postępowanie opisane w ust. 5.6, może trwać do momentu podpisania umowy lub do czasu podjęcia decyzji przez zamawiającego o zakończeniu postępowania pomimo braku umowy realizacji.

5.8. Niniejsze postępowanie nie rości żadnych praw i zobowiązań do podpisania umowy przez Zamawiającego.

5.9. Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, postępowanie może być uznane jedynie za analizę rynku i obecnie panujących warunków rynkowych bez ostatecznego podpisania umowy, lub w oparciu o otrzymane i wynegocjowane warunki, umowa może być podpisana w terminie późniejszym. Powyższe należy do decyzji zamawiającego.

6. Umowa i zakończenie postępowania.

6.1. Ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zostanie ustalony
w negocjacjach.

6.2. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wymagane dokumenty, których Zamawiający zażąda dodatkowo w negocjacjach.

6.3. Umowa zostanie zawarta na piśmie lub elektronicznie.

6.3.1. Osobiście na piśmie. W celu zawarcia umowy należycie umocowany przedstawiciel wykonawcy, którego wybrano w postępowaniu, powinien zgłosić się w siedzibie Zamawiającego w dniu wskazanym przez Zamawiającego, w pokoju nr 20 celem podpisania umowy. Brak terminowego stawiennictwa bez udokumentowania ważnej przyczyny najpóźniej do dnia następnego jest jednoznaczny z rezygnacją podpisania umowy bez dodatkowych informacji o tym.

6.3.2. Elektroniczne podpisanie umowy uwarunkowane zgodą za pomocą podpisanego oświadczenia wykonawcy i na jego wniosek (oświadczenie jest załącznikiem do zapytania, który należy przesłać do Zamawiającego na adres elektronicznej komunikacji). Data podpisania umowy jest datą jej datowania. Dokument z treścią umowy zostanie przekazany wykonawcy do podpisania i musi być przesłany do dnia wskazanego w wezwaniu do Zamawiającego celem podpisania. Dokument podpisany zostanie przez obie strony za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego poprzez osoby odpowiednio umocowane co na podstawie art. 432 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j.Dz.U.2023 poz.1605 ze zm.) w oparciu o art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego oznacza, iż oświadczenie woli zawarte w dokumencie, złożone w formie elektronicznej, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Brak przesłania podpisanego pliku umowy na wskazany czas stanowi celową zwłokę.

7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

7.1. W celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego  [wykonanie projektu budowlano – wykonawczego przebudowy WDK w Kolonii Polskiej wraz z pozwoleniem na budowę oraz innymi dokumentami niezbędnymi do kompleksowego wykonania zadania wstępnych PFU dla montażu paneli fotowoltaicznych w kilku lokalizacjach.] – znak sprawy: [IN. 2511.73.1.2023.E], prowadzonego w trybie przetarg nieograniczony, przetwarzane będą dane osobowe
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 

7.2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Wójt Gminy Kuryłówka

Kuryłówka 527  37-303 Kuryłówka 527

Tel.: 017 2438010

Faks: 017 2438010

e-mail: sekretariat@kurylowka.pl.

7.3. Do kontaktu z inspektorem ochrony danych osobowych służy następujący adres
e-mail: rada@kurylowka.pl lub numer telefonu (17) 2438010.

7.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

7.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7.8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym
  z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub
  z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7.9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7.10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.

8. Dodatkowe informacje

8.1. W przypadku zainteresowania, Zamawiający przewiduje możliwość wizji
w terenie (spotkanie przed-ofertowe) z dodatkowymi wyjaśnieniami jeśli będą potrzebne.

8.2. Wizja może odbyć się w dniu 27.10.2023 o godz. 10.00 wstępnie w siedzibie Zamawiającego. Chęć uczestnictwa należy zgłaszać najpóźniej do trzech dni przed otwarciem ofert i tylko pocztą elektroniczną. Wizja nie jest obowiązkowa.

8.3. Informacja o spotkaniu ukaże się na stronie BiP pod niniejszym ogłoszeniem.

8.4. W przypadku braku zainteresowania wizją – spotkanie nie odbędzie się.

8.5. Wizytę w terenie można też wykonać samodzielnie na terenie obiektu.

>>> pobierz dokumenty postępowania>>>

Złożono 3 oferty. Trwa ocena i analiza.

1. Pracownia Projektowa Adam Wilkos
Roderyka Alsa 1
35-030 Rzeszów
2. JNS sp. z o.o.
Piłsudskiego 2
35-959 Rzeszów
3. PRO-ART. Pracownia Projektowo - Inwestycyjna Robert Mendyka
Sikorskiego 6/4
37-500 Jarosław