OGŁOSZENIE

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA

OFERTY CENOWEJ

 

(postępowanie pozaustawowe, prowadzone w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U.2019 poz.2019 ze zm).

Słownik CPV

09.13.50.00-4 – oleje opałowe

 

1. Dane

1.1. Zamawiający:

Szkoła Podstawowa w Dąbrowicy

Dąbrowica 6a

37-303 Kuryłówka

sp_dabrowica@wp.pl

1.2. Prowadzący postępowanie w imieniu Zamawiającego:

Urząd Gminy Kuryłówka – Inwestycje i Zamówienia publiczne

(17) 243 80 10 w. 131

inwestycje@kurylowka.pl

 

2. Zadanie:

Dostawa oleju opałowego lekkiego dla Szkoły Podstawowej w Dąbrowicy 2021

 

3. Zakres i opis wykonania

3.1. Przedmiotem zapytania jest Dostawa oleju opałowego lekkiego dla Szkoły Podstawowej w Dąbrowicy zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym opisie.

3.2. W skład zamówienia wchodzi dostawa oleju opałowego lekkiego EKOTERM Plus wraz z transportem wg nie gorszych niż podane parametry: olej opałowy dostarczany do Zleceniodawcy musi spełniać warunki normy: PN-C-96024 dla tego typu opału. Dokumentem potwierdzającym wymagane parametry będzie świadectwo jakości oleju opałowego dołączone do każdej dostawy.

3.3. Warunek dostawy - jednorazowa dostawa 6-8 tys. dm³; zbiornik 9 tys. litrów rozładowane przy zastosowaniu pompy przy autocysternie.

3.4. Wielkość zamówienia w całości wynosi ok. 19 tys. dm³, przy czym w zależności od warunków atmosferycznych i zimowych, zamawiający dopuszcza zmiany w wielkości tego warunku do 30%

3.5. Faktura wystawiana każdorazowo po dostawie za faktycznie dostarczoną ilość paliwa.

 

2. Warunki zadania:

2.1. Od dnia podpisania umowy do 31.10. 2022r. zamówienie będzie udzielane w częściach w zależności od warunków atmosferycznych oraz technicznych Zamawiającego.

2.2. Należy w cenie ryczałtowej ująć wszelkie niezbędne zdaniem Wykonawcy roboty w celu właściwego wykonania i zakończenia każdorazowej dostawy.

2.3. Okres związania ofertą – wymagane 30 dni od dnia składania ofert

2.4. Podana cena w ofercie jest ceną pierwszej dostawy. Cena powinna obejmować koszt oleju wraz z dostawą oraz rozładunkiem na miejscu przeznaczenia. Pozostałe dostawy będą realizowane w cenach ustalanych zgodnie ze zmianami opisanymi w niniejszych warunkach.

2.5. W ramach zapisów ust. 2.4. i zmiany ceny, dostawca może podjąć jedną z decyzji wyboru, którą będzie respektował przez cały okres trwania umowy:

1) cena pozostanie stała przez cały okres niezależnie od tego czy cena oleju opałowego będzie wzrastać czy maleć na rynkach

2) cena dostaw (poza pierwszą) będzie rewaloryzowana zgodnie z zasadami opisanymi w warunkach z działaniem w obu kierunkach, tzn. wzrost lub zniżka ceny w okresie dostawy

2.6. W celu spełnienia warunków podmiotowych

1) Wykazanie w dokumentach rejestrowych zakresu działalności związanej z dostawą paliw

2) Wymagania dotyczące doświadczenia. Wykazanie co najmniej 1 dostawy o podobnym charakterze i warunkach wykonania – dokument zawierający nazwę inwestora i zakres wykonywanej dostawy oraz termin. Warunek spełniony, jeśli wielkość dostawy dla jednego odbiorcy wyniosła min. 80%.

3) Wymagania finansowe. Przedstawienie aktualnej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia bez względu na wielkość ubezpieczenia.

2.7. W celu spełnienia warunków przedmiotowych.

Przedstawienie dokumentów potwierdzających minimalne warunki zgodnie z PN-C-96024 (np. oświadczenie z wykazem podstawowych danych podpisane przez osobę odpowiednio umocowaną z ramienia dostawcy)

2.8. Termin wykonania umowy:

1) rozpoczęcie – po podpisaniu umowy

2) zakończenie – 31.10.2022

2.9. Zmiana wynagrodzenia.

1) Zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2.4 i 2.5 może podlegać rewaloryzacji zgodnie z decyzją, który parametr rozliczeniowy dostawca wybrał. Jeśli wybrano rewaloryzację to należy przyjąć, iż zmiana cen oleju ma charakter obopólnej równości i należy jej dokonać zarówno przy zniżce cen paliw jak i podwyżce. Jako cenę wyjściową (porównawczą do złożonej oferty) należy przyjąć cenę Grupy LOTOS i PKN ORLEN S.A, w wysokości ich cen, w dniu składania ofert.

2) Zmiana cen następuje w przypadku zmiany cen Grupy LOTOS i PKN ORLEN S.A., w wysokości równej zmianie cen wyliczonych jako średnie arytmetyczne z cen ogłaszanych na stronach internetowych Grupy LOTOS i PKN ORLEN S.A. licząc procentowo w stosunku do cen zawartych w ofercie.

3) W przypadku zmiany stawek urzędowych podatku od towarów i usług (VAT) w czasie obowiązywania niniejszej umowy strony ustalą wynagrodzenie z uwzględnieniem tych zmian w drodze aneksu do niniejszej umowy.

 

3. Dokumenty jakie Wykonawcy składają wraz z ofertą cenową:

3.1. formularz ofertowy

3.2. oświadczenia oferenta

3.3. cena oferty

3.4. dokumenty wskazujące spełnienie warunków 2.6, i 2.7 (formularze przekazane lub załączniki zewnętrzne)

 

4. Terminy i sposób komunikacji

4.1. Termin ostateczny składania ofert upływa dnia: 16.11.2021 godz. 10.00 (decyduje czas serwera)

4.2. Oferty można składać jedynie pocztą e-mail w formie elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej i podpisane:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty (formularze) muszą zostać przekonwertorowane po wypełnieniu do formatu *.pdf w trybie tekstowym (nie obrazowym) i podpisane

2) jako skany. Podpisane i opieczętowane jako papierowe, przeskanowane i wysłane na skrzynkę e-mail.

3) Referencje lub inne zewnętrzne dokumenty, mogą być składane jako elektroniczne kserokopie dokumentów t.j. skan do PDF, podpisany za zgodność.

4) Oferty w postaci elektronicznej opisanej powyżej należy przesyłać tylko na adres: przetargi@kurylowka.pl.

4.3. Zapytania należy składać drogą elektroniczną tylko na na adres: przetargi@kurylowka.pl. Należy powołać się na znak niniejszego postępowania. Ewentualne wyjaśnienia zostaną opublikowane na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka pod niniejszym ogłoszeniem: www.kurylowka.biuletyn.net..…

4.4. Kontakt:

Formalny - Wojciech Sydoń – Inwestycje i Zamówienia publiczne

Tel: (17) 243 80 10 wewn. 131

inwestycje@kurylowka.pl

Merytoryczny –

Jadwiga Stopyra – Dyrektor Szkoły w Dąbrowicy 17 2438029

Anna Bienias – Referat Oświaty telefon 17 2438094

4.5. Nie przewiduje się korespondencji drogą pocztową.

4.6. Przesyłanie informacji lub ofert w inny sposób niż wskazany powyżej może się wiązać z nie zachowaniem terminów postępowania, brakiem odpowiedzi oraz brakiem rozpatrywania oferty.

4.7. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami przez stronę BiP Urzędu lub bezpośrednio przez e-mail, w zależności od potrzeb. Wykonawca w przypadku takiej korespondencji zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego potwierdzenia otrzymania wiadomości od Zamawiającego bez dodatkowego przypomnienia podając osobę odbierającą oraz czego wiadomość dotyczy. Jeżeli Wykonawca nie potwierdzi otrzymania wiadomości – wiadomość uważa się za dostarczoną jeśli została wysłana na adres poczty elektronicznej Wykonawcy, a urządzenie nie wskazało błędu (brak wskazania nie doręczenia). Uważa się również, iż w tym dniu Wykonawca zapoznał się z informacją.

 

5. Umowa

5.1. Postępowanie może odbywać się w sposób jednoetapowy lub dwuetapowy.

5.2. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena przy zachowaniu warunków minimalnych zawartych w zapytaniu oraz warunków dodatkowych, które mogą się ukazać podczas drugiego etapu negocjacji.

5.3. W przypadku ofert podobnych i o niewielkich różnicach zarówno cenowych jak i podmiotowych, Zamawiający może przystąpić do II etapu, negocjując warunki z wybranymi Wykonawcami. Do negocjacji ostatecznych (II etap) Zamawiający może wybrać oferentów, których oferty uzna za najkorzystniejsze ze względów zarówno cenowych jak i podmiotowych i może żądać dodatkowych dokumentów do ustalenia ostatecznych warunków.

5.4. W obu wypadkach prowadzenia postępowania opisanych w ust. 5.1. przed podpisaniem umowy Zamawiający może prowadzić negocjacje, w których ustali ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zadania, ostateczne warunki jego wykonania i ostateczną kwotę.

5.5. Negocjacje będą się odbywać pocztą elektroniczną oraz telefonicznie a ich ostateczne ustalenia zostaną ujęte w podpisanej umowie.

5.6. W przypadku braku ostatecznych ustaleń przez strony i nie uzgodnieniu ostatecznych warunków podpisania umowy lub rezygnacji z podpisania umowy przez wykonawcę, zamawiający ustala do negocjacji kolejnego wykonawcę realizując warunki negocjacji.

5.7. Postępowanie opisane w ust. 5.6. sekcji III, może trwać do momentu podpisania umowy lub do czasu podjęcia decyzji przez zamawiającego o zakończeniu postępowania pomimo braku umowy realizacji.

5.8. Niniejsze postępowanie nie rości żadnych praw i zobowiązań do podpisania umowy przez Zamawiającego.

5.9. Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, postępowanie może być uznane jedynie za analizę rynku i obecnie panujących warunków rynkowych bez ostatecznego podpisania umowy, lub w oparciu o otrzymane i wynegocjowane warunki, umowa może być podpisana w terminie późniejszym. Powyższe należy do decyzji zamawiającego.

 

6. Podpisanie umowy, zakończenie.

6.1. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wymagane dokumenty, których Zamawiający zażąda w negocjacjach.

6.2. Umowa może zostać podpisana korespondencyjnie na wniosek wykonawcy (może być elektroniczny lub telefoniczny) z zastrzeżeniem, iż najpierw podpisuje wykonawca z przesłaniem dokumentów oraz podpisanej umowy.

6.3. Podpisaną umowę należy przesyłać na adres Zamawiającego w celu podpisania.

6.4. Zamawiający dopuszcza również podpisanie umowy w formie elektronicznej. W takim przypadku strony dokonają uzgodnień po wyborze oferty.

 

 

7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

7.1. W celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego  Dostawa oleju opałowego lekkiego dla Szkoły Podstawowej w Dąbrowicy 2021 – znak sprawy:
[SP271.1.2021.E],prowadzonego w trybie zapytania cenowego, przetwarzane będą dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO; 

7.2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Szkoła Podstawowa w Dąbrowicy

Dąbrowica 6  37-303 Kuryłówka

Tel.: 017 2438029

e-mail: sp_dabrowica@wp.pl

7.3. Do kontaktu z inspektorem ochrony danych osobowych służy następujący adres e-mail: sp_dabrowica@wp.pl lub numer telefonu (17) 2438029

7.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu przepisy szczególne;

7.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przyjętymi przepisami prawnymi.

7.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem uczestnictwa w niniejszym postępowaniu.

7.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7.8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy chyba, że nastapi to za zgodą obu stron;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7.9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7.10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

dokumenty postępowania

ODPOWIEDZI I WYJASNIENIA

W

POSTĘPOWANIU

na realizację następującego zadania:

„Dostawa oleju opałowego lekkiego dla Szkoły Podstawowej w Dąbrowicy 2021”

(dostawa)

 

1. Informacja ogólna.

W związku z zapytaniami zamawiający przypomina, iż poniższe postępowanie jest postępowaniem pozaustawowym i prowadzone jest w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (t.j.Dz.U.2019 poz.1129 ze zm).

W związku z powyższym zapisy samej ustawy nie mają tutaj zastosowania.

 

2. Zapytania cz.I

 

W nawiązaniu do ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa oleju opałowego lekkiego dla Szkoły Podstawowej w Dąbrowicy 2021” znak: SP.271.1.2021.E, niniejszym wnosimy o:

1) Modyfikację przedmiotu zamówienia określonego w ogłoszeniu i § 1 ust. 1 projektu umowy do postaci:

a) „olej opałowy lekki Ekoterm Plus lub równoważny” lub też

b) „olej opałowy lekki” wraz z odwołaniem do jego unormowanych parametrów, określonych w Polskiej Normie PN-C-96024:2011

Zgodnie z art. 99 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) „przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.”

 

Zwracamy uwagę, że produkt Ekoterm Plus jest znakiem towarowym jednego z producentów paliw płynnych na terenie RP.

 

Odp 1). Zamawiający przyznaje rację pytającemu w zakresie samego przedmiotu dostawy. Należy przyjąć zapisy - dowolny lekki olej opałowy np. typu EKOTERM PLUS lub równoważny o parametrach nie gorszych, spełniających przy tym wymagania normy PN-C-96024.

Natomiast samo uzasadnienie zawarte powyżej (dotyczące zapisów pzp), zgodnie z informacją ogólną zawartą w ust.1, nie jest argumentem dla zamawiającego.

 

2) Udzielenie informacji o planowanym terminie pierwszej dostawy oleju opałowego.

 

Odp 2). Jak można domniemywać, wszystko zależne jest od warunków atmosferycznych czego jednoznacznie nie można tego określić. Nie można również określić jaki system nauki przyjmie rząd w związku z sytuacją epidemiologiczną w kraju. Szacuje się ok. połowy grudnia, jednak nie jest to termin wiążący.

 

3)      Modyfikację brzmienia § 3 ust. 1 i 2 projektu umowy do poniższego postanowienia:

„Zamawiający zobowiązuje się do dokonywania każdocześnie wymaganych przez prawo czynności związanych z dostawą towaru, w szczególności pozwalających na zastosowanie do dostawy sprzedawanego towaru (olej opałowy) preferencyjnych (obniżonych) stawek podatkowych.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, o którym mowa w zdaniu pierwszym Zamawiający zobowiązuje się zrekompensować (pokryć) Wykonawcy równowartość kosztów, sankcji, kar i obciążeń (w tym podatków) obciążających Wykonawcę na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez Zamawiającego zobowiązania, o którym mowa w zdaniu pierwszym.”.

 

Powyższa propozycja jest spowodowana faktem, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 6 grudnia 2008 roku o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 722 t.j.) objęcie dostaw oleju opałowego tzw. obniżoną stawką podatku akcyzowego jest możliwe jedynie przy zachowaniu przez dostawcę pewnych wymogów formalnych (m.in. legitymowanie się stosownymi oświadczeniami składanymi przez nabywcę, rejestracja nabywcy jako podmiot zużywający, rejestracja urządzenia grzewczego przez nabywcę, złożenie oświadczenia opałowego w wersji elektronicznej przez nabywcę, czynności związane z zamknięciem zgłoszeń przewozu towarów przez nabywcę). Brak powyższej deklaracji Zamawiającego w umowie może skutkować koniecznością naliczenia podatku akcyzowego w podstawowej stawce. Dodatkowo powyższa propozycja jest podyktowana faktem, iż na podstawie  przepisów  ustawy z dnia 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U.2020 r. poz. 859), dostawy oleju opałowego objęte zostały systemem monitorowania towarów, co również wiąże się z koniecznością dopełnienia zarówno przez dostawcę jak i odbiorcę szeregu obowiązków.

 

Odp 3). Zamawiający realizuje warunki jak do tej pory bez zakłóceń, egzystując w systemie jako Gmina. Samo natomiast działanie jest działaniem prawnym do którego zamawiający musi się dostosować i je wykonać, otrzymując od dostawcy numer w dostawie, wprowadza go w system. Z racji tego, że musi to być w tym samym dniu, należy dostawę wykonywać w godzinach dopołudniowych. Pierwsza część zdania jest w zasadzie zachowana i może pozostać w zapisie istniejącym. Druga część tzw. rekompensaty może zostać ustalony przed podpisaniem umowy.

 

4)      Korektę błędnej wartości temperatury referencyjnej określonej w § 5 ust. 1

Zwracamy uwagę, iż temperatura referencyjna wynosi 15^oC.

 

Odp 4). Jest to błąd pisarski – pominięto przecinek po liczbie 15.

 

5) Obniżenie kar opisanych w § 9 projektu umowy do wysokości:

a) 3% wartości zamówienia z tytułu odstąpienia od umowy lub nie wykonania umowy
w całości,

b) 0,5% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki w przypadku nieterminowego wykonania dostaw.

W opinii wykonawcy kary w zaproponowanej wysokości wydają się wygórowane i nieadekwatne do naruszeń oraz do wartości umowy. Zgodnie z orzecznictwem kara umowna pełni funkcję odszkodowawczo – kompensacyjną, która ma za zadanie wzajemne pobudzanie stron umowy do spełniania przez nie swoich obowiązków wynikających z umowy. Jednocześnie zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 11 października 2016 r. (sygn. akt I ACa 1673/15) przy ocenie, czy nakładana kara umowna jest zbyt wysoka należy brać również relację między wysokością zastrzeżonej kary umownej a wysokością wynagrodzenia należnego stronie zobowiązanej do zapłaty kary umownej. W naszej opinii w przypadku przedmiotowych kar umownych powyższe relacje są zdecydowanie zbliżone. Zastosowanie przedmiotowych kar umownych może dojść do sytuacji, w której wykonawca obarczany zostanie ryzykiem niewspółmiernym do realizowanych zadań oraz kwoty zamówienia.

 

Odp 5). Zamawiający nie zamierza zmieniać warunków w tym zakresie. Zapisy mają zmobilizować dostawcę, aby w najbardziej nie odpowiednim momencie nie wycofał się z umowy i pozostawił szkołę w trudnej sytuacji do szukania w trybie szybkim rozwiązań grzewczych. Podejmując ostatecznie zadanie, dostawca musi przyjąć na siebie zobowiązanie należytego zaopatrzenia szkoły. Poza tym zamawiający nie widzi w tym zakresie ryzyka dla dostawcy oprócz jego własnego przygotowania logistycznego.

 

Zakończono i opublikowano

Dnia 03.11.2021