Treść zakładkiWykonanie koncepcji opisowo - technicznej i funkcjonalnej przy organizacji monitoringu w ramach zwiększenia systemu bezpieczeństwa na terenie Gminy Kuryłówka [IN. 2511.78.2.2025.E]
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA
OFERTY CENOWEJ
postępowanie pozaustawowe, prowadzone w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (t.j.Dz.U.2024 poz.1320
ze zm), zwanej dalej w treści „ustawą Prawo zamówień publicznych” lub „pzp”.
CPV
79930000-2 Specjalne usługi projektowe
51314000-6 Usługi instalowania urządzeń wideo
Zadanie:
Wykonanie koncepcji opisowo - technicznej i funkcjonalnej przy organizacji monitoringu w ramach zwiększenia systemu bezpieczeństwa na terenie Gminy Kuryłówka.
- Zakres:
1.1. Zadanie obejmuje dwa podstawowe zakresy wykonania zgodnie z wymaganiami formalno – prawnymi i przygotowaniem odpowiednich dokumentów.
1.2. Procedury i dokumenty w zakresie dokładnego opisu funkcjonalno – technicznego koncepcji wykonania monitoringu na terenie całości obszaru Gminy.
1.3. Procedury i dokumenty adaptacji istniejących urządzeń w obszarach zabezpieczonych już do współpracy w całości użytkowania.
1.4. Koncepcję w wersji papierowej i elektronicznej w zakresie dokumentów opisowych oraz graficznych.
1.5. Wskazanie innych niezbędnych opinii i uzgodnień oraz niezbędnych certyfikacji dla realizacji i funkcjonalności całego zadania.
1.6. Przeprowadzanie niezbędnych konsultacji z Zamawiającym w celu zatwierdzenia koncepcji na każdym etapie a następnie wykonanie zadania (przeniesienie uzgodnień do dokumentów).
1.7. Obliczenie szacowanych kosztów wykonania w pełnym zakresie.
1.8. Inne dokumenty i opisy, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania na zasadzie „zaprojektuj i wybuduj”.
1.9. Wszelkie dokumenty dla obu zadań przekazane również w wersji elektronicznej na sposób: Dokumenty tekstowe w wersji edytowalnej (*.rtf; *.doc) oraz łącznie
z opiniami i uzgodnieniami w formie oryginalnej z pieczęciami (*.pdf) – całość opracowania. Rysunki w formatach oryginalnych (*.pdf – z podpisami, skalowane) oraz w wersji (*.tif lub *.jpg.). Całość „zgrana” na jeden CD lub DVD.
1.10. Wykonawca dostosuje wymagania swojego programu i koncepcji do aktualnych norm i przepisów, jednocześnie bez wskazać konkretnych nazw i producentów.
1.11. Bardziej szczegółowe warunki wykonania zadania oraz wymagania zawarte są
w załączniku „OPIS WSTĘPNY ZAKRESU WYKONANIA”
UWAGA!!! Wykonana koncepcja, założenia i warunki wykonania oraz wymagania
i parametry techniczne urządzeń nie stanowią PF-U w sensie stricte wymogów gdyż na etapie projektów i wykonania nie będą wymagane dokumenty składane do Starostwa w celu uzyskania pozwolenia dla instalacji a jedynie pojedynczych urządzeń niezbędnych do realizacji (np. dodatkowy słup).
- Wymagania i warunki ogólne:
2.1. Wykonanie zadania na bazie przedstawionych i opisanych warunków i załączonych dokumentów. W przypadku rozbieżności ze względu na wymagania techniczne
lub prawne, jednoznaczna zgoda Zamawiającego w tym zakresie ma potwierdzać zmiany.
2.2. Należy w cenie ryczałtowej ująć wszelkie niezbędne zdaniem Wykonawcy czynności i prace w celu wykonania i zakończenia zadania, łącznie z możliwością wizyt w terenie w celu weryfikacji możliwości adaptacji istniejących punktów monitoringu oraz miejsc na montaż nowych.
2.3. Postanowienia prawne:
2.3.1. Nadzór autorski nad opracowanymi projektami – mieści się w cenie całkowitej oferty i trwa bezterminowo, z zastrzeżeniem zapisów zawartych w warunkach
i umowie. Może to dotyczyć również wyjaśnień dla wykonawcy.
2.3.2. Przeniesienie na rzecz Zamawiającego wszelkich uprawnień wynikających
z tytułu praw autorskich oraz pokrewnych w pełnym zakresie z zastrzeżeniem, iż pomimo ich przekazania odpowiedzialność Projektanta w tym zakresie nie wygasa choć Zamawiający może pewne czynności bez jego dodatkowej zgody przekazać komuś innemu.
2.3.3. Wyrażenie zgody na wykorzystanie dokumentacji koncepcyjnej w całości
w szczególności do celów opisu przedmiotu zamówienia i udostępnienia jej w formie elektronicznej oraz papierowej, dokonanie na niej dowolnych zmian w zakresie prowadzonego zadania w zakresie odpowiadającym przepisom.
2.4. Okres związania ofertą – wymagane 30 dni od dnia składania ofert jako minimalne, jednak z zastrzeżeniem, iż zamawiający może podjąć decyzję w terminie późniejszym jednak w tym wypadku zechce uzyskać zgodę na trwałość złożonej oferty.
2.5. Termin zakończenia umowy, sugerowany zostanie podany przez wykonawcę
w ofercie, w okresie tygodni od podpisania umowy. Termin raz uzgodniony, jest terminem nieprzekraczalnym.
2.6. Terminy pośrednie z zastrzeżeniem, iż Zamawiający musi mieć na każdą czynność termin min. 14 dni (do uzgodnień). Terminy:
1) koncepcja ostateczna do uzgodnienia – do połowy terminu zakończenia całości
5) przekazanie wszystkich dokumentów dla zadania – w terminie przyjętym po negocjacjach
2.7. Fakturowanie –po spełnieniu wszystkich warunków jednorazowo po zakończeniu umowy – 100%. Warunki opisano w założeniach ogólnych.
2.8. W ramach oferowanej ceny w ofercie Wykonawca zobowiązuje się również do wyjaśnień w przypadkach niejasności zapisów koncepcji lub niedokładnego ich opisu.
2.9. Z chwilą podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego na Zamawiającego przechodzą autorskie prawa majątkowe oraz prawo zezwalania na wykonywanie autorskich praw zależnych do dokumentacji przekazanej objętej niniejszym zamówieniem, w odniesieniu do wszystkich pól eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. „O prawie autorskim i prawach pokrewnych”, (t.j. Dz.U.2022 poz. 2509 ze zm.) bez obowiązku zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.
2.10. Wymagania dotyczące doświadczenia. Wykazanie co najmniej 1 usługi
o podobnym charakterze i warunkach wykonania (przy projektowaniu, wykonaniu
PF-U lub koncepcji w zakresie technicznego wykonania monitoringu większego niż pojedynczego obiektu kubaturowego – np. terenu zakładu przemysłowego, obszaru osiedla lub t.p.) – dokument zawierający nazwę inwestora i zakres wykonywanych czynności oraz termin z zaznaczeniem, iż prace zostały wykonane należycie (np. referencje, poświadczenia i.t.p.). Doświadczenie musi wykazać dowolny projektant biorący udział przy wykonaniu dokumentacji i wskazany w oświadczeniu wykonawcy lub może dotyczyć firmy, która składa ofertę. Alternatywnie zamawiający może przyjąć wykonywanie robót montażu monitoringu w obszarze przemysłowym, miejskim i.t.p.)
- Dokumenty jakie Wykonawcy składają wraz z ofertą cenową:
3.1. formularz ofertowy (zał. 1)
3.2. oświadczenia oferenta (zał. 2)
3.3. cena oferty (zał. 3)
3.4. dokumenty wskazujące spełnienie warunków 2.10 (zał. 4)
Wymaganie dotyczy Wykonawcy lub Projektanta.
3.5. W przypadku kiedy osoba wykonująca koncepcję, na której doświadczenie powołuje się wykonawca nie jest pracownikiem Wykonawcy należy przedstawić jego oświadczenie, iż podejmuje się wykonania zadania na warunkach określonych w zapytaniu. Oświadczenie podpisane przez niego w oryginale zostanie przekazane Wykonawcy i potwierdzone za zgodność przez wykonawcę. (zał. 5)
3.6. Oświadczenie o formie podpisania umowy (zał. 6)
- Terminy i sposób komunikacji
4.1. Termin ostateczny składania ofert upływa dnia: 29.04.2025
4.2. Oferty można składać: tylko pocztą e-mail (jako skany kolorowe podpisanych
i opieczętowanych dokumentów) i przesyłać tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl
4.3. Zapytania należy składać drogą elektroniczną tylko na adres: inwestycje@kurylowka.pl i tylko w formie edytowalnej podpisanej przez Wykonawcę. Należy powołać się na znak niniejszego postępowania. Ewentualne wyjaśnienia zostaną opublikowane na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka pod niniejszym ogłoszeniem: www.kurylowka.biuletyn.net..…
4.4. Kontakt:
Wojciech Sydoń – Inwestycje i Zamówienia publiczne
Tel: (17) 243 80 10 wewn. 131
(17) 249 95 31
4.5. Nie przewiduje się korespondencji drogą pocztową.
4.6. Przesyłanie informacji, zapytań oraz ofert na inny adres może się wiązać
z brakiem zachowania terminów postępowania oraz brakiem odpowiedzi oraz również z brakiem możliwości rozpatrywania oferty i jej oceny.
4.7. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami przez stronę BiP Urzędu lub bezpośrednio przez e-mail, w zależności od potrzeb. Wykonawca w przypadku takiej korespondencji zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego potwierdzenia otrzymania wiadomości od Zamawiającego bez dodatkowego przypomnienia podając osobę odbierającą oraz czego wiadomość dotyczy. Jeżeli Wykonawca nie potwierdzi otrzymania wiadomości – wiadomość uważa się
za dostarczoną jeśli została wysłana na adres poczty elektronicznej Wykonawcy,
a urządzenie nie wskazało błędu (brak wskazania nie doręczenia). Uważa się również, iż w tym dniu Wykonawca zapoznał się z informacją.
- Rozpatrywanie i ocena ofert.
5.1. Postępowanie może odbywać się w sposób jednoetapowy lub dwuetapowy.
5.2. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena przy zachowaniu warunków minimalnych zawartych w zapytaniu.
5.3. W przypadku ofert podobnych i o niewielkich różnicach również w samych warunkach, Zamawiający może przystąpić do II etapu, negocjując warunki
z wybranymi Wykonawcami.
Do negocjacji ostatecznych (II etap) Zamawiający może wybrać oferentów, których oferty uzna za najkorzystniejsze ze względów cenowych żądając dodatkowych dokumentów i ustalając ostateczne warunki.
5.4. W obu wypadkach prowadzenia postępowania opisanych w ust. 5.1. przed podpisaniem umowy Zamawiający może prowadzić negocjacje, w których ustali ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zadania, ostateczne warunki jego wykonania i ostateczną kwotę.
5.5. Negocjacje będą się odbywać pocztą elektroniczną oraz telefonicznie a ich ostateczne ustalenia zostaną ujęte w podpisanej umowie.
5.6. W przypadku braku ostatecznych ustaleń przez strony i nie uzgodnieniu ostatecznych warunków podpisania umowy lub rezygnacji z podpisania umowy przez wykonawcę, zamawiający ustala do negocjacji kolejnego wykonawcę realizując warunki negocjacji.
5.7. Postępowanie opisane w ust. 5.6, może trwać do momentu podpisania umowy lub do czasu podjęcia decyzji przez zamawiającego o zakończeniu postępowania pomimo braku umowy realizacji.
5.8. Niniejsze postępowanie nie rości żadnych praw i zobowiązań do podpisania umowy przez Zamawiającego.
5.9. Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, postępowanie może być uznane jedynie za analizę rynku i obecnie panujących warunków rynkowych bez ostatecznego podpisania umowy, lub w oparciu o otrzymane i wynegocjowane warunki, umowa może być podpisana w terminie późniejszym. Powyższe należy do decyzji zamawiającego.
- Umowa i zakończenie postępowania.
6.1. Ostateczny termin podpisania umowy i realizacji zostanie ustalony
w negocjacjach.
6.2. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wymagane dokumenty, których Zamawiający zażąda dodatkowo w negocjacjach.
6.3. Umowa zostanie zawarta na piśmie lub elektronicznie.
6.3.1. Osobiście na piśmie. W celu zawarcia umowy należycie umocowany przedstawiciel wykonawcy, którego wybrano w postępowaniu, powinien zgłosić się w siedzibie Zamawiającego w dniu wskazanym przez Zamawiającego, w pokoju nr 20 celem podpisania umowy. Brak terminowego stawiennictwa bez udokumentowania ważnej przyczyny najpóźniej do dnia następnego jest jednoznaczny z rezygnacją podpisania umowy bez dodatkowych informacji o tym.
6.3.2. Elektroniczne podpisanie umowy uwarunkowane zgodą za pomocą podpisanego oświadczenia wykonawcy i na jego wniosek (oświadczenie jest załącznikiem do zapytania, który należy przesłać do Zamawiającego na adres elektronicznej komunikacji). Data podpisania umowy jest datą jej datowania. Dokument z treścią umowy zostanie przekazany wykonawcy do podpisania i musi być przesłany do dnia wskazanego w wezwaniu do Zamawiającego celem podpisania. Dokument podpisany zostanie przez obie strony za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego poprzez osoby odpowiednio umocowane co na podstawie art. 432 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j.Dz.U.2024 poz.1320 ze zm.) w oparciu o art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego oznacza, iż oświadczenie woli zawarte w dokumencie, złożone w formie elektronicznej, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Brak przesłania podpisanego pliku umowy na wskazany czas stanowi celową zwłokę.
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:
7.1. W celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego [Wykonanie koncepcji opisowo - technicznej i funkcjonalnej przy organizacji monitoringu w ramach zwiększenia systemu bezpieczeństwa na terenie Gminy Kuryłówka.] – znak sprawy: [IN. 2511.78.2.2025.E], prowadzonego w trybie przetarg nieograniczony, przetwarzane będą dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
7.2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Wójt Gminy Kuryłówka
Kuryłówka 527 37-303 Kuryłówka 527
Tel.: 017 2438010
Faks: 017 2438010
e-mail: sekretariat@kurylowka.pl.
7.3. Do kontaktu z inspektorem ochrony danych osobowych służy następujący adres
e-mail: rada@kurylowka.pl lub numer telefonu (17) 2438010.
7.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;
7.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
7.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7.8. Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym
z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników; - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub
z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
7.9. Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
7.10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.
- Dodatkowe informacje
8.1. W przypadku zainteresowania, Zamawiający przewiduje możliwość wizji
w terenie (spotkanie przed-ofertowe) z dodatkowymi wyjaśnieniami jeśli będą potrzebne.
8.2. Wizja może odbyć się odpowiednio wcześniej w dniu i godz. ustalonej przez Zamawiającego. Chęć uczestnictwa należy zgłaszać najpóźniej do pięciu dni przed otwarciem ofert i tylko pocztą elektroniczną. Wizja nie jest obowiązkowa.
8.3. Informacja o spotkaniu ukaże się na stronie BiP pod niniejszym ogłoszeniem.
8.4. W przypadku braku zainteresowania wizją – spotkanie nie odbędzie się.
8.5. Wizytę w terenie można też wykonać samodzielnie w terenie.
>>> dokumenty>>>
Po analizie dokumentów i ofert, ze względu na zakres kosztowy, zamawiający unieważnia to postępowanie traktując je jako rozeznanie rynku. Zamawiający może podjąć powtórne postępowanie w zmienionym zakresie wykonania dokumentów przez wykonawcę. Powtórne zadanie będzie ogłoszone w niniejszym dziale BiP.