Zamówienia innych instytucji (pozaustawowe)

OGŁOSZENIE

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA

OFERTY CENOWEJ

(postępowanie pozaustawowe, prowadzone w oparciu o zapisy wymogów stosowania ustawy zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 - Prawo Zamówień Publicznych (t.j.Dz.U.2024 poz.1320 ze zm).

(dostawy)

Słownik CPV

30200000-1 Urządzenia komputerowe

30213100-6 Komputery przenośne

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

1. Zadanie:

1.1. Dostawa sprzętu i oprogramowania informatycznego na potrzeby wdrożenia e-usług publicznych

Znak sprawy dla realizacji zadania: ZGK.2024.1

1.2. Zakres i opis dostaw - szczegółowy opis specyfiki sprzętu i warunków: Załącznik nr 1 – OPZ

1.3. Miejscem dostawy i odbioru będzie siedziba zamawiającego.

1.4. Należy również do wykonania, brać pod uwagę wszelkie czynności lub prace, które mogą mieć wpływ na kompletne wykonanie przedmiotu zamówienia ze względu na cel i w zakresie wyznaczonym w warunkach.

1.5. Wszelkie dokumenty załączone do zapytania oraz ewentualne odpowiedzi na zapytania należy traktować kompleksowo, gdyż tworzą one całość niezbędną do wyliczenia ceny oferty.

2. Warunki zadania:

2.1. Wykonanie zadania na bazie przedstawionych i opisanych warunków oraz dokumentów.

2.2. Należy w cenie ryczałtowej ująć wszelkie niezbędne zdaniem Wykonawcy dostawy
i czynności niezbędne do wykonania w celu zakończenia zadania i oddaniu do użytkowania.

2.3. Fakturowanie – jednorazowo po dostawie i bezusterkowym odbiorze przez Zamawiającego.

2.4. Zamawiający wymaga 60 miesięcznej gwarancji producenta na przedmioty dostawy.

2.5. Naprawa na drugi dzień roboczy w miejscu dostawy/instalacji.

2.6. Okres związania ofertą – wymagane 30 dni od dnia składania ofert.

2.7. Zabezpieczenie wykonania umowy:

2.7.1. Złożone w dniu podpisania umowy w wysokości 10 % ceny oferty w zaokrągleniu do „pełnych” 100 zł w „górę”. Zabezpieczenie może być wniesione tylko i wyłącznie: w pieniądzu, gwarancjach bankowych i ubezpieczeniowych.

2.7.2. Zabezpieczenie będzie utrzymywane w całości aż do 30 dnia po odbiorze oraz w wysokości 70% zabezpieczenia do 15 dni po upływie terminu gwarancji. W przypadku dokumentu gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych należy uwzględnić powyższe terminy.

2.7.3. W przypadku, kiedy zabezpieczenie jest wnoszone w pieniądzu, należy wpłacić je przelewem na następujący rachunek bankowy: 42 9187 1011 2002 0000 4428 0001 Bank Spółdzielczy w Kuryłówce, z dopiskiem „Dostawa sprzętu i oprogramowania informatycznego na potrzeby wdrożenia e-usług publicznych”, zabezpieczenie należytego wykonania umowy, gwarancji.

2.7.4. W przypadku zabezpieczenia wnoszonego w formie gwarancji spełnione muszą być warunki:

- w tytule lub opisie – …zabezpieczenie z tytułu nienależytego wykonania umowy oraz rękojmi
i gwarancji…

- zapisy wymagane - zobowiązanie gwaranta (banku, zakładu ubezpieczeń) do zapłaty całej kwoty zabezpieczenia nieodwołalnie i bezwarunkowo na pierwsze żądanie zamawiającego (beneficjenta gwarancji – Zakładu Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Kuryłówce) zawierające oświadczenie, że zaistniały okoliczności, o których mowa w tytule bez potwierdzania tych okoliczności;

- żądanie zamawiającego o którym mowa powyżej podpisane przez Prezesa Zakładu Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Kuryłówce bez dodatkowych dokumentów potwierdzających jego pełnomocnictwo w tym zakresie; lub osobę przez niego upoważnioną z załączonym pełnomocnictwem.

- żądanie zapłaty przez poręczyciela bezpośrednie bez pośrednictwa banku beneficjenta

- możliwości złożenia żądania w formie elektronicznej, informacja o tym jak i jakiej postaci, zakresie i jak przekazane i podpisane, powinna się znaleźć w warunkach dokumentu,

2.7.5. Zabezpieczenie może być złożone w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej.

2.7.6. Jeśli zabezpieczenie składane jest jako dokument elektroniczny, wymagana jest forma elektroniczna (podpisane KPE przez osoby umocowane). W tym wypadku gwarancje muszą być składane wraz z dokumentami potwierdzającymi uprawnienia osoby podpisującej do ich podpisywania (np. pełnomocnictwo, dokument rejestrowy) przekazanymi również w formie elektronicznej jako oryginały i przesłane najpóźniej w dniu podpisania umowy na skrzynkę komunikacji w postępowaniu.

2.8. Wymagania dotyczące doświadczenia. Wykazanie co najmniej 1 dostawy o podobnym charakterze i warunkach wykonania (zbieżnej co do technicznego wykonania i specyfiki proponowanego sprzętu i oprogramowania) – dokument zawierający nazwę inwestora i zakres wykonywanych dostaw oraz termin z zaznaczeniem, iż dostawy zostały wykonane należycie (np. referencje, poświadczenia i.t.p.)

2.9. Termin wykonania zadania – do 2 (dwóch) tygodni po podpisaniu umowy.

2.10. Bardziej szczegółowe warunki zawarte będą w umowie.

3. Dokumenty jakie Wykonawcy składają wraz z ofertą cenową:

3.1. formularz ofertowy (zał. 1)

3.2. oświadczenia oferenta (zał. 2)

3.3. cena oferty (zał. 3)

3.4. dokumenty wskazujące spełnienie warunków 2.7 (zał. 4).

4. Terminy i sposób komunikacji

4.1. Termin ostateczny składania ofert upływa dnia: 05.03.2025r. godz. 10.00 (decyduje czas serwera).

4.2. Oferty można składać zarówno w formie elektronicznej jak i postaci elektronicznych skanów opieczętowanych i podpisanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

4.2.1. Postać elektroniczna - tylko pocztą e-mail (jako skany kolorowe podpisanych
i opieczętowanych dokumentów), przesyłać tylko na adres: zgk@kurylowka.pl

4.2.2. Forma elektroniczna – oferty podpisane każdorazowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty (formularze) muszą zostać przekonwertowane po wypełnieniu do formatu *.pdf w trybie tekstowym (nie obrazowym) i podpisane jako oryginały na warunkach:

1) jeśli składane w jednym pliku *.pdf – to jeden podpis kwalifikowany

2) jeśli składane w wielu plikach *.pdf – to każdy plik podpisany oddzielnie

Referencje lub inne zewnętrzne dokumenty, mogą być składane jako elektroniczne kserokopie dokumentów t.j. skan do PDF, podpisany za zgodność elektronicznym podpisem kwalifikowanym oferenta lub skan opieczętowany za zgodność podpisem wykonawcy.

Oferty w postaci elektronicznej opisanej powyżej należy przesyłać tylko na adres: zgk@kurylowka.pl.

4.3. Zapytania należy składać drogą elektroniczną tylko na adres: zgk@kurylowka.pl. Należy powołać się na znak niniejszego postępowania. Ewentualne wyjaśnienia zostaną opublikowane na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka pod niniejszym ogłoszeniem: www.kurylowka.biuletyn.net

4.4. Kontakt:

Formalny – Joanna Kula

Tel: (17) 243 80 27

zgk@kurylowka.pl

Merytoryczny – Mateusz Bzdoń - Kierownik

Tel: (17) 243 80 27

zgk@kurylowka.pl

4.5. Nie przewiduje się korespondencji drogą pocztową.

4.6. Przesyłanie informacji lub ofert w inny sposób niż wskazany powyżej może się wiązać
z niezachowaniem terminów postępowania, brakiem odpowiedzi oraz brakiem rozpatrywania oferty.

4.7. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami przez stronę BiP Urzędu lub bezpośrednio przez e-mail, w zależności od potrzeb. Wykonawca w przypadku takiej korespondencji zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego potwierdzenia otrzymania wiadomości od Zamawiającego bez dodatkowego przypomnienia podając osobę odbierającą oraz czego wiadomość dotyczy. Jeżeli Wykonawca nie potwierdzi otrzymania wiadomości – wiadomość uważa się za dostarczoną, jeśli została wysłana na adres poczty elektronicznej Wykonawcy, a urządzenie nie wskazało błędu (brak wskazania nie doręczenia). Uważa się również, iż w tym dniu Wykonawca zapoznał się z informacją.

4.8. Zabezpieczenia w formie elektronicznej wraz ze wszystkimi niezbędnymi pełnomocnictwami należy przesyłać na pocztę komórki realizującej zgk@kurylowka.pl odpowiednio wcześniej w celu akceptacji przez Zamawiającego warunków przed podpisaniem umowy.

5. Umowa

5.1. Postępowanie może odbywać się w sposób jednoetapowy lub dwuetapowy.

5.2. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena przy zachowaniu warunków minimalnych zawartych w zapytaniu oraz warunków dodatkowych, które mogą się ukazać podczas drugiego etapu negocjacji.

5.3. W przypadku ofert podobnych i o niewielkich różnicach zarówno cenowych jak i podmiotowych, Zamawiający może przystąpić do II etapu, negocjując warunki z wybranymi Wykonawcami. Do negocjacji ostatecznych (II etap) Zamawiający może wybrać oferentów, których oferty uzna za najkorzystniejsze ze względów zarówno cenowych jak i podmiotowych i może żądać dodatkowych dokumentów do ustalenia ostatecznych warunków.

5.4. W obu wypadkach prowadzenia postępowania opisanych w ust. 5.1. przed podpisaniem umowy Zamawiający może prowadzić negocjacje, w których ustali ostateczny termin podpisania umowy
i realizacji zadania, ostateczne warunki jego wykonania i ostateczną kwotę.

5.5. Negocjacje będą się odbywać pocztą elektroniczną oraz telefonicznie a ich ostateczne ustalenia zostaną ujęte w podpisanej umowie.

5.6. W przypadku braku ostatecznych ustaleń przez strony i nie uzgodnieniu ostatecznych warunków podpisania umowy lub rezygnacji z podpisania umowy przez wykonawcę, zamawiający ustala do negocjacji kolejnego wykonawcę realizując warunki negocjacji.

5.7. Postępowanie opisane w ust. 5.6. sekcji III, może trwać do momentu podpisania umowy lub do czasu podjęcia decyzji przez zamawiającego o zakończeniu postępowania pomimo braku umowy realizacji.

5.8. Niniejsze postępowanie nie rości żadnych praw i zobowiązań do podpisania umowy przez Zamawiającego.

5.9. Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, postępowanie może być uznane jedynie za analizę rynku
i obecnie panujących warunków rynkowych bez ostatecznego podpisania umowy, lub w oparciu o otrzymane i wynegocjowane warunki, umowa może być podpisana w terminie późniejszym. Powyższe należy do decyzji zamawiającego.

6. Podpisanie umowy, zakończenie.

6.1. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wymagane dokumenty, których Zamawiający zażąda w negocjacjach w tym również potwierdzające warunki w oryginale, jeśli tak zostały opisane. Oprócz tego bez dodatkowych wymogów Wykonawca dostarczy zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz rękojmi i gwarancji

6.2. Umowa może zostać podpisana korespondencyjnie na wniosek wykonawcy (może być elektroniczny lub telefoniczny) z zastrzeżeniem, iż najpierw podpisuje wykonawca z przesłaniem dokumentów oraz podpisanej umowy.

6.3. Zestawienie Wykonawców, którzy złożyli oferty oraz ostateczne wyniki postępowania zostaną ogłoszone pod niniejszym ogłoszeniem na stronie BiP Urzędu Gminy Kuryłówka w sekcji postępowań poniżej 130.000,00 zł.

6.4. Zamawiający nie przewiduje istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru wykonawcy oraz wzoru zawartego w zapytaniu, chyba że wystąpią istotne okoliczności których nie można było wcześniej przewidzieć, a które przemawiają za koniecznością zmiany postanowień umowy.

7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

7.1. W celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Dostawa sprzętu
i oprogramowania informatycznego na potrzeby wdrożenia e-usług publicznych – znak sprawy: ZGK.2024.1, prowadzonego w trybie zapytania cenowego, przetwarzane będą dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 

7.2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Zakład Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Kuryłówce

Kuryłówka 528, 37-303 Kuryłówka

Tel.: 017 2438027

e-mail: zgk@kurylowka.pl.

7.3. Inspektorem ochrony danych osobowych w Zakładzie Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o.
w Kuryłówce jest osoba, z którą można się kontaktować w sposób: tel. (17) 243 80 27; e-mail zgk@kurylowka.pl

7.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu przepisy szczególne;

7.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przyjętymi przepisami prawnymi.

7.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem uczestnictwa w niniejszym postępowaniu.

7.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7.8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
  z tym, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy, chyba że nastąpi to za zgodą obu stron;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym, że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7.9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7.10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

>>> dokumenty postępowania >>>

Zestawienie złożonych ofert w postępowaniu

Po podjęciu i zakończeniu II etapu będzie podpisana umowa.

W związku z ostateczną oceną ofert i zakończeniem postępowania, została wybrana oferta InFast Sp. z o.o., ul. Legionów 31, 35-111 Rzeszów na kwotę 46.186,50 PLN. Poniżej zestawienie ofert z cenami.

1. Alltech Sp. J. Zdzisław Pająk, Artur Pająk
2. Spółdzielcza 33 47.237,24

09-407 Płock

2. Prime Computers Dariusz Leszczyński
3. Kraszewskiego 15A 14.391,00

50-229 Wrocław

3. AWM Technology Aneta Starzyk
4. Sadowa 5 26.838,60

32-340 Wolbrom

4. InFast Sp. z o.o.
5. Legionów 31 46.186,50

35-111 Rzeszów

5. REDICREO Chmiela Sylwestrzak Majda Sp. J.
6. Zygmuntowska 12 57.880,00

31-314 Kraków